Siga una consulta de HVAC hasta la visita confirmada
El coordinador anota una reparación de aire acondicionado para mañana. En el mismo calendario, un asesor anota una visita para cotizar un reemplazo. Ambas citas se originaron en el sitio web: una es una visita de reparación ya programada; la otra es una cita para cotizar un reemplazo que podría convertirse en una instalación. Vea cómo llevar las dos cuentas por separado.
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Mantenga un solo registro de consultas que la oficina pueda completar
Comience con una fila por solicitud de cliente distinta. Una hoja compartida funciona si el despachador puede actualizarla durante una devolución de llamada. Si su software de servicio de campo ya contiene la información, agregue allí los campos faltantes. Designe a alguien responsable de cada fila abierta antes de agregar más herramientas de informes.
Copie este encabezado en una hoja de cálculo. Los campos están separados por tabulaciones. Mantenga nombres, números de teléfono y direcciones en su sistema privado de clientes. El ID de consulta permite a su oficina encontrar el registro correcto.
ID de consulta Fecha de primera consulta Primera fuente conocida Página de destino Tipo de solicitud Método de contacto ¿Elegible? Etapa actual Fecha de etapa Visita agendada el Visita de presupuesto realizada el Propuesta enviada el Instalación agendada el Trabajo completado el Próxima acción Responsable ID de trabajo Motivo del resultado
Descargue el registro de consultas de climatización (HVAC) en blanco (TSV). Ábralo en su aplicación de hojas de cálculo, o copie el encabezado anterior en la primera fila de su hoja existente.
Entrada ilustrativa. R-104 llegó por teléfono el 5 de agosto desde la página de reparación de aire acondicionado. El despachador confirmó que el código postal estaba dentro del rango, agendó una visita de servicio ese mismo día y vinculó el trabajo J-62 para el 6 de agosto. Márquela como elegible e ingrese el 5 de agosto en “Visita agendada el”. Deje vacías las columnas de presupuesto e instalación. Mantenga cada fecha de hito a medida que la consulta avanza. Una devolución de llamada para confirmar la dirección permanece en esa fila. Una solicitud separada para trabajar en otro sistema recibe su propio ID.
Para una consulta por formulario que necesita una devolución de llamada, siga una solicitud de reparación de aire acondicionado desde la página de servicio hasta el tablero del despachador. Explore un resultado de búsqueda, una página de reparación móvil y el registro de la reserva en un ejemplo de diseño interactivo.
Pónganse de acuerdo sobre qué cuenta como agendado
- Llamada de reparación o servicio
- Registre la solicitud cuando alguien se comunique con su oficina por un trabajo específico. Marque la llamada de servicio como agendada cuando el despachador y el cliente acuerden una visita. Más adelante, márquela como completada, cancelada o reprogramada. Mantenga una reprogramación vinculada a la reserva original.
- Presupuesto de reemplazo
- Registre la consulta, luego la visita de presupuesto y después la propuesta. Cuente una instalación agendada cuando el cliente acepta la propuesta y la oficina programa el trabajo según su política de reservas. Una cita de presupuesto puede llenar el calendario de un asesor sin llenar el de una cuadrilla de instalación.
- Reparación que se convierte en reemplazo
- Mantenga la primera solicitud clasificada como reparación. Abra una oportunidad de reemplazo vinculada cuando el cliente pida un presupuesto. Registre la instalación resultante en un grupo separado de “desde visitas de servicio” para que no infle la tasa de cierre de las personas que llegaron al sitio web pidiendo un reemplazo.
Haga coincidir la actividad del sitio web con el registro del despachador
Un toque en el número de teléfono registra un intento de llamada. Use un registro de llamada contestada o una nota del despachador para establecer si se produjo una conversación. Si su sistema telefónico proporciona una referencia de llamada y una fuente, guarde ambas de forma privada con la consulta. Cuando una fuente no está clara, registre “desconocida”. Si quien llama recuerda haberlo encontrado en Google, regístrelo como autodeclarado hasta que pueda distinguir una ficha de mapa, un anuncio pagado o un resultado de búsqueda.
Para un formulario, cuente una solicitud recibida después de que el servidor la guarda correctamente. Pase su referencia interna a despacho para que un segundo clic o una llamada de seguimiento sobre la misma solicitud no cree otra consulta de un posible cliente. Registre la página de destino y una campaña conocida por separado de la página donde la persona envió el formulario. El consentimiento y los scripts bloqueados pueden dejar huecos en el informe del sitio web aunque la oficina ya tenga la consulta.
Si usa Google Analytics, su evento recomendado generate_lead puede describir una solicitud enviada. Una instalación aceptada pertenece a una etapa posterior. Mantenga los números de teléfono, el texto de los formularios y las direcciones fuera de la analítica, incluidos los parámetros de la URL. Eventos de consultas de posibles clientes recomendados por Google · Recomendaciones de Google sobre información personal.
Calcule las dos tasas con los denominadores correctos
Mes ilustrativo. El sitio web generó 24 consultas distintas de reparación. Cuatro estaban fuera del área de servicio, lo que dejó 20 solicitudes de reparación elegibles. Despacho confirmó 15 visitas de servicio. La tasa de confirmación de reparaciones elegibles es 15 ÷ 20 = 75%. Con todas las consultas de reparación se obtiene 15 ÷ 24, es decir, 62.5%. Conserve ambos recuentos para que una página que atrae llamadas de fuera del área siga visible en su informe.
En el mismo mes, 12 consultas elegibles de reemplazo llevaron a ocho visitas de presupuesto, seis propuestas y tres instalaciones confirmadas para la fecha de revisión. La tasa de visitas de presupuesto es 8 ÷ 12 = 67% redondeada. La tasa de consulta a instalación es 3 ÷ 12 = 25%. Tres instalaciones de seis propuestas dan una tasa de propuesta a instalación del 50%. Compare solo porcentajes con el mismo grupo de partida.
Use la revisión del viernes para elegir un cambio
Comience con las consultas recibidas por primera vez en la misma semana o mes. Cuando una propuesta de reemplazo sigue abierta, asígnele una fecha de seguimiento y vuelva a revisar el grupo original más adelante. Mantenga separados los trabajos confirmados, completados y pagados. Para una decisión de dinero, use la contribución real del trabajo completado y dé tiempo a las instalaciones que se cierran tarde. Estime la ganancia del SEO local.
Revise unas cuantas filas abiertas con despacho. Muchas consultas de reparación dentro del área y pocas visitas confirmadas podrían indicar una agenda llena o llamadas sin devolver. Muchas visitas de presupuesto y varias propuestas sin responsable apuntan a una brecha de seguimiento. Elija el traspaso que falló en esas filas, cámbielo y compare el siguiente grupo similar.
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